¿Qué es Registro de Viajeros?
El Módulo de Registro de Viajeros (Reporte policial en el dashboard) facilita la automatización del envío de los datos de los huéspedes a las autoridades. En España (a excepción del País Vasco y Cataluña), esta información se registra en la plataforma SES Hospedajes, cumpliendo con el Real Decreto 933/2021, que se aplica a todas las personas físicas o jurídicas dedicadas a actividades de hospedaje.
En el caso del País Vasco se reporta a la nueva plataforma de la Ertzaintza, la cual se encargará de enviar los datos al SES Hospedajes. Y respecto a Cataluña, se reportará a los Mossos y tendrá la misma dinámica que en la Ertzaintza.
También, desde Civitfun hemos adaptado el Módulo de Registro de Viajeros a la Legislación Italiana de registro de huéspedes, conectándonos a la policía de Italia y enviando la información de los huéspedes de forma fácil a través de nuestra plataforma.
El Módulo de Registro de Viajeros de Civitfun:
- Recopila automáticamente desde el PMS la información de los huéspedes que realizaron check-ins el día anterior y las envía en lotes por reserva al portal de SES Hospedajes, Ertzaintza o Policía de Italia.
- Permite verificar el estado del envío y corregir errores en tiempo real desde el dashboard.
- Genera los partes de viajero o fichas policiales en formato documento, siempre y cuando se configure esta funcionalidad.
¿Cómo se Configura el Módulo de Registro de Viajeros?
El proceso de configuración del Módulo de Registro de Viajeros consta de dos o cinco pasos. La cantidad de pasos dependerá del PMS que utilices y de si cuentas con el módulo de Check-in de Civitfun o realizas la recogida de datos de los huéspedes por tu cuenta.
En este caso vamos a hacer una simulación si fuera al SES, pero para cada plataforma será muy similar el proceso, lo único hay que elegir la plataforma a la que reportamos:
Configuración del Módulo Registro de Viajeros:
- Registrarse en la plataforma del SES.
- Conectar con SES a través del dashboard de Civitfun, ingresando las credenciales obtenidas.
- En el caso del PMS Opera, configurar el file export y establecer la conexión SFTP.
- Adaptar los documentos legales para generar los partes de viajero o fichas policiales en formato documento, asegurando que todos los campos necesarios estén incluidos.
- Ajustar el formulario de check-in para recopilar toda la información requerida en los campos correspondientes.
- Configurar la captura de datos en el proceso de check-in como obligatorio para todos los huéspedes.
¿Cómo Podré Visualizar y Gestionar los Datos Enviados?
Una vez configurado el módulo de Registro de Viajeros, a partir del día siguiente podrás ver en la sección "Reporte Policial" un resumen de los datos de los huéspedes que ingresaron en el hotel el día anterior y que por lo tanto se enviaron a la plataforma policial escogida. Se indicarán con estado verde los envíos que fueron correctos y en rojo los que tuvieron problemas y necesitan de tu revisión.
El envío de datos se realiza por lotes de reserva. En el caso del SES, si hay un error en los datos de un huésped, SES rechazará toda la reserva. Es necesario corregir el error para enviar los datos de todos los huéspedes de la reserva.