Integración con Cloudbeds
Conoce cómo conectar fácilmente tu cuenta de Cloudbeds con Civitfun y aprovechar al máximo los productos que esta integración ofrece.
En esta guía, encontrarás los pasos necesarios para realizar la conexión, además de información sobre los productos de Civitfun disponibles a través de esta integración, incluyendo los requisitos y posibles limitaciones.
Productos disponibles con Cloudbeds
A continuación, encontrarás una tabla con los productos disponibles a través de la integración entre Cloudbeds y Civitfun. En ella se indica si cada producto está disponible o no para su uso con la conexión entre ambas plataformas.
Check-in | T-Paperless | Upselling | Cross-Selling | Protección de pagos | Apertura de puertas | Guestlink | Registro de Viajeros | Check-out | |
Cloudbeds
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Conexión con Cloudbeds
En esta sección se detallan los datos y credenciales necesarios para establecer la conexión entre Cloudbeds y Civitfun. Es importante seguir las indicaciones para introducir la información correcta y garantizar una conexión exitosa entre ambas plataformas.
¿Qué credenciales son necesarias?
"En Cloudbeds no son necesarias ningunas credenciales, ya que accedes desde tu cuenta personal con la que haces login".
¿Dónde se configura Cloudbeds en Civitfun?
Ingresa al apartado "PMS" dentro del dashboard de Civitfun y selecciona "PMS Cloudbeds":
Al seleccionarlo y pulsar el botón “Conectar”, te redirigirá al login de Cloudbeds:
Una vez has realizado el Sign In, te pedirá que aceptes todos los campos de checkbox y le das al botón de “Allow Access”:
A continuación, te redirigirá de nuevo al dashboard a la sección de PMS, donde verificaremos que el estado es “Habilitado” y ya lo tendremos listo.
Especificaciones de productos disponibles con Cloudbeds
✅ Check-in y T-Paperless
Especificaciones del flujo de Check-in
Existen diferentes especificaciones y características que intervienen en el flujo de check-in, dependiendo del PMS. A continuación, se abordan los aspectos relacionados con la gestión de reservas y la información del huésped con el PMS Cloudbeds.
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Búsqueda de reserva
La búsqueda de reservas es el primer paso que permite a los huéspedes iniciar el proceso de cualquiera de nuestros servicios, incluido el check-in. En esta sección, se detallan los métodos y criterios utilizados para poder localizar reservas en Cloudbeds. También se explica si Cloudbeds admite la gestión de multi-reservas y, en caso afirmativo, se describe cómo se presentarán las subreservas a los huéspedes.
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Campos requeridos para la búsqueda
En el formulario de búsqueda de reserva se indican los campos que los huéspedes deben completar para buscar su reserva. Por defecto, se activa el "formulario de búsqueda estándar", pero en el caso de que tu hotel esté muy tour operado, puedes optar por activar el "formulario de búsqueda específico" para resolver potenciales inconsistencias con los localizadores.
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Campos requeridos para la búsqueda
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✅ Formulario de búsqueda estándar
El formulario de búsqueda estándar es el formulario de búsqueda que se activa por defecto. Al huésped se le indicará que debe de añadir los siguientes datos:
- Localizador: Localizador de la reserva
- Fecha de entrada: Fecha de entrada de la reserva
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✅ Formulario de búsqueda estándar
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✅ Formulario de búsqueda específico
En el caso de que tu hotel esté muy tour operado, puedes solicitar la activación del formulario de búsqueda específico con el fin de evitar inconsistencia con los localizadores. Al huésped se le indicará que debe añadir los siguientes datos:
- Nombre y apellido del titular: Nombre y apellido de la persona que ha realizado la reserva
- Fecha de entrada: Fecha de entrada de la reserva
- Fecha de salida: Fecha de salida de la reserva
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Para solicitar la activación del formulario de búsqueda específico escribe un correo a onboarding@civitfun.com indicándolo.
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✅ Formulario de búsqueda específico
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✅ Gestión de multi-reservas
El sistema de multireservas permite a los huéspedes reservar varias habitaciones o estancias en una sola transacción. Cloudbeds admite la gestión de estas multireservas, aunque su funcionamiento presenta algunas particularidades en relación con la forma en que los datos se gestionan y se muestran en la interfaz de Civitfun.
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¿Cómo funciona la multi-reserva en Cloudbeds?
Cloudbeds pertenece al tipo de PMS que maneja multi-reservas como una única entidad con varias habitaciones, en lugar de crear subreservas separadas. Cuando un huésped realiza una multi-reserva, el sistema crea una única reserva principal con un identificador común, al que se le asocia un número determinado de habitaciones. Sin embargo, a través de la API de Cloudbeds, no se proporcionan detalles específicos de cada subreserva.
Al realizar una búsqueda en Civitfun, al buscar el localizador de la reserva, se devuelve la información de todas las habitaciones asociadas a esa única reserva, pero no como subreservas independientes. La API de Cloudbeds no permite gestionar cada habitación como una reserva individual, por lo que en Civitfun se refleja como una reserva única con un nº habitaciones determinado.
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Formulario de Check-in
El formulario de Check-in recopila los datos que deben proporcionar los huéspedes.
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✅ Formulario estático
El formulario estático es un conjunto fijo de datos que se solicitan a todos los huéspedes por igual.
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✅ Formulario dinámico
El formulario dinámico adapta los datos que se solicitan según el perfil del huésped. Dependiendo de si el cliente es titular, adulto o niño, así como si es un viajero doméstico o no doméstico, el formulario se adaptará solicitando los datos necesarios para su perfil.
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Campos mínimos requeridos por Cloudbeds para el uso del formulario dinámico
Para utilizar formularios dinámicos con la conexión con Cloudbeds, es obligatorio recopilar los siguientes datos del huésped para evitar errores en el envío al PMS:
- Nombre: guestFirstName
- Primer apellido: guestLastName
- Email: guestEmail
- Nacionalidad: guestCountry
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Envío de información del huésped a PMS
Esta sección aborda los campos del formulario de check-in de Civitfun que son permitidos y no permitidos por Cloudbeds. Además, se detalla el proceso de envío de archivos generados durante el check-in a Cloudbeds, asegurando que toda la información se gestione correctamente.
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Campos del formulario de check-in permitidos y no permitidos por Cloudbeds
A continuación se detallan de los campos del formulario de check-in de Civitfun qué campos son permitidos por Cloudbeds y cuáles no.
Campo en Civitfun Campo en Cloudbeds Permitido por Cloudbeds Tipo de documento guestDocumentType ✅ Número de documento guestDocumentNumber ✅ País del documento ❌ ❌ Nacionalidad guestCountry ✅ Nombre guestFirstName ✅ Apellido guestLastName ✅ Segundo apellido guestLastName ✅ Fecha de nacimiento guestBirthdate ✅ Sexo (M/F) guestGender ✅ Fecha de expedición guestDocumentIssueDate ✅ Fecha de caducidad guestDocumentExpirationDate ✅ Correo electrónico guestEmail ✅ Teléfono guestCellPhone ✅ Código postal de residencia guestZip ✅ Dirección de residencia guestAddress ✅ Ciudad de residencia guestCity ✅ Provincia de residencia guestState ✅ Estado de residencia ❌ ❌ País de residencia guestCountry ✅ País de nacimiento ❌ ❌ Alergias ❌ ❌ Alergias no comunes ❌ ❌ Estado civil ❌ ❌ Ocupación ❌ ❌ Problemas de mobilidad ❌ ❌ Matrícula del vehículo ❌ ❌ Primera vez hospedado ❌ ❌ Tasa medioambiental ❌ ❌ Acpetación del cargo por seguro hotelero ❌ ❌ Hora de llegada ❌ ❌ Número de vuelo de llegada ❌ ❌ Hora de llegada del vuelo ❌ ❌ Hora de salida ❌ ❌ Número de vuelo de salida ❌ ❌ Hora de salida del vuelo ❌ ❌ Cómo conoció a la propiedad ❌ ❌ Comentario del huésped guestNote ✅ Número de soporte del documento ❌ ❌ Teléfono fijo ❌ ❌ Relación de parentesco ❌ ❌ Tipo de pago ❌ ❌ País de emisión del documento ❌ ❌ Provincia de emisión del documento ❌ ❌ Ciudad de emisión del documento ❌ ❌ Motivo de la estancia ❌ ❌
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Envío de archivos permitidos por Cloudbeds
A continuación se detallan de los archivos que se generan en el proceso de check-in de Civitfun qué archivos son permitidos por Cloudbeds y cuáles no.
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Archivo en Civitfun | Permitido por Cloudbeds |
Parte de entrada | ✅ |
Contrato | ✅ |
Firma | ✅* |
*Permitido por Cloudbeds pero en Civitfun no aplica.
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Cambio de estado de la reserva
Al realizar el check-in de una reserva, se cambia el estado de la misma en PMS. Existen dos opciones de estado para este proceso: soft check-in y hard check-in. En el caso de Cloudbeds se permiten ambos.
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✅ Soft check-in
Al realizar el proceso de check-in en los hoteles conectados a Cloudbeds, se efectúa un soft check-in que modifica el estado de la reserva a preCheckin. En el caso de este PMS, se añade una nota en Cloudbeds en el detalle de la reserva, donde aparecen los datos resultantes del preCheckin. Esto ocurre cuando se realiza un check-in días antes de la fecha de entrada al hotel.
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✅ Hard check-in
Al realizar el proceso de check-in en los hoteles conectados a Cloudbeds el mismo día de la fecha de entrada al hotel, se efectúa un hard check-in que modifica el estado de la reserva a "Hospedado".
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Para que esto se realice, en la base de datos tiene que estar activado el parámetro de "hard check-in" y que la fecha de entrada coincida.
Especificaciones del flujo de T-Paperless
Las especificaciones y características mencionadas en el apartado de check-in se aplican igualmente en el producto T-paperless. En cuanto a las particularidades de T-paperless, la aplicación podrá ser utilizada tanto en un formato paperless como en modalidades push y auto check-in, adaptándose a las necesidades de cada hotel.
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✅ T-Paperless
Con T-paperless, el recepcionista tendrá la capacidad de consultar el listado de reservas del día, visualizando los nombres y apellidos de los titulares de cada reserva. Al acceder a una reserva específica, se podrá visualizar toda la información del huésped que ya se encuentre almacenada en Cloudbeds, facilitando así la gestión eficiente de los datos y agilizando el proceso de atención al cliente.
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✅ Push
En caso de que el recepcionista prefiera no buscar la reserva en la lista, tendrá la opción de lanzar directamente un Push desde el aplicativo de Civitfun o a través del PMS. Al hacerlo, se abrirá automáticamente la reserva del huésped, mostrando todos los datos almacenados en Cludbeds, lo que facilita un acceso rápido y eficiente a la información necesaria.
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✅ Push desde aplicativo Civitfun
A través de https://paperless-push.civitfun.com/login el hotelero podrá lanzar un push a la tablet abriendo automáticamente la reserva con los datos almacenados en Cloudbeds.
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✅ Push desde aplicativo Civitfun
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❌ Push desde Cloudbeds
Actualmente, el push desde Cloudbeds no está disponible.
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❌ Push desde Cloudbeds
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✅ Auto check-in
En el caso de una recepción desatendida, el huésped podrá realizar el auto check-in de la misma manera que lo haría a través de check-in online, pero en este caso utilizando la tablet disponible en la recepción del hotel. Sin embargo, en este caso, los campos no se autocompletarán con los datos previamente almacenados en el PMS Cloudbeds.
✅ Upselling
El producto Upselling permite al huésped mejorar la categoría de su habitación. Civitfun ofrece esta función en dos modalidades: gestionada desde el PMS o desde el dashboard de Civitfun.
- Gestión desde el PMS (Legacy): Obtiene la disponibilidad de habitaciones superiores directamente del PMS y los incluye en la reserva.
- Gestión desde el Dashboard de Civitfun (New): Se configuran las habitaciones específicas para upselling desde el dashboard de Civitfun. No trabaja con el PMS, todo se gestiona desde el dashboard, donde se configuran, aceptan o rechazan las habitaciones de upselling.
- Gestión desde el PMS (Legacy)
Existen diferentes especificaciones y características que intervienen en el flujo de Upselling, dependiendo del PMS. A continuación, se abordan los aspectos relacionados con el proceso de disponibilidad y registro de un Upselling con el PMS Cloudbeds.
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- Disponibilidad de Upselling
Las mejoras de categoría de habitación que se ofrecerán al huésped durante el Upselling se derivan de lo configurado en Cloudbeds. Estas mejoras de habitación se obtienen mediante la llamadagetAvailableRoomTypes.
En este proceso, se consultan las habitaciones disponibles basándose en los parámetros de la reserva actual, incluyendo fechas de estancia, número de adultos y niños, y cantidad total de habitaciones necesarias. Cloudbeds responde con un conjunto de opciones disponibles, especificando detalles de cada tipo de habitación como el número máximo de huéspedes, la tarifa base, cargos adicionales para adultos o niños adicionales, y la cantidad de habitaciones disponibles, lo que permite elegir la mejora ideal para el huésped.
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- Registro de Upselling
Una vez que el huésped ha seleccionado la nueva habitación, esta se registra en Cloudbeds en el registro de la reserva mediante la llamada putReservation.
Este proceso actualiza la reserva existente con la nueva habitación asignada, asegurando una correcta gestión y facturación de la misma. La llamada a putReservation
requiere que se incluya el reservationID
de la reserva y el propertyID
, junto con la información detallada de la habitación asignada, permitiendo que el cambio de habitación sea reflejado en el sistema de manera precisa y transparente tanto para la operación del hotel como para el huésped.
- Gestión desde desde el Dashboard de Civitfun (New)
Desde Civitfun, no hace falta trabajar con el PMS, todo se gestiona desde el dashboard, donde se configuran, aceptan o rechazan las habitaciones de upselling.
Una vez se han aceptado las reservas de upselling, se añade una nota en la reserva de Cloudbeds para que quede constancia al hotel la nueva habitación del cliente.
✅ Cross-Selling
El cross-selling permite al huésped elegir servicios extras, como spa, cenas o actividades, directamente durante su check-in, mejorando así su experiencia.
Civitfun ofrece el cross-selling con Cloudbeds de dos maneras:
- Gestión desde el PMS (Legacy): Obtiene la disponibilidad de productos y servicios directamente del PMS y los incluye en la reserva.
- Gestión desde el Dashboard de Civitfun: Los productos y servicios deben estar registrados previamente en el dashboard para que Civitfun los ofrezca. Y la selección del huésped se registrará en el PMS mediante un comentario en el perfil del huésped.
- Gestión desde el PMS (Legacy)
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¿Cómo funciona?
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Los servicios y productos que se ofrecen como parte del cross-selling provienen directamente de los paquetes configurados Cloudbeds del hotel. Estos servicios están previamente definidos en el sistema del hotel, y se obtienen a través de la API, lo que permite ofrecer solo aquellos que estén disponibles en las fechas solicitadas.
El proceso de cross-selling inicia con una consulta a la API para obtener la disponibilidad de servicios y productos adicionales que se pueden agregar a una reserva en el PMS. Los paquetes, como comidas, actividades o servicios de spa, se ofrecen al huésped durante o después de la reserva inicial para aumentar el valor de la transacción.
Una vez que los servicios y productos han sido seleccionados y aprobados por el huésped, se procede a registrar estos servicios adicionales en la reserva dentro del PMS. Esto se hace mediante una solicitud de actualización que agrega los paquetes a la reserva existente, asegurando que el hotel pueda gestionar y cobrar los servicios correspondientes.
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¿Qué servicio de la API utiliza?
- El servicio que se utiliza para obtener la disponibilidad de los productos y servicios es:
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Get Extras: https://hotels.cloudbeds.com/api/v1.1/getItems
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Este servicio recupera los servicios disponibles, aplicando filtros como fechas, cantidad de adultos, niños y si los paquetes pueden venderse por separado.
- El servicio que se utiliza para registrar los productos y servicios en la reserva es:
https://api.cloudbeds.com/api/v1.1/postItem
Este servicio actualiza la reserva en el PMS para incluir los servicios adicionales seleccionados.
- Gestión desde el Dashboard de Civitfun
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¿Cómo funciona?
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En el caso del cross-selling desde el Dashboard de Civitfun, los servicios y productos adicionales que se ofrecen a los huéspedes deben registrarse previamente en el sistema de Civitfun. Estos paquetes, se configuran manualmente en el dashboard por el hotel.
Cuando el huésped selecciona uno de estos extras, Civitfun los mapea con los equivalentes en el PMS, y se lanza una solicitud de actualización de la reserva. La selección del huésped se registrará en su reserva dentro del perfil del huésped en el PMS, asegurando que el hotel pueda gestionar y cobrar estos servicios de manera eficiente.
Para obtener más información sobre cómo configurar los productos en el dashboard, puedes consultar este artículo: Cross-Selling Module.
✅ Protección de pagos
Configuración
Para Cloudbeds no hace falta configurar ningún parámetro en el dashboard de Civitfun, solo se realiza la configuración desde el PMS.
Respecto al PMS, hay que tener en cuenta que en Procesamiento de pagos esté activada la pestaña de "Third-party payment", de no ser así no se podrán procesar los pagos en la aplicación.
Especificaciones del flujo de Protección de pagos
Existen diferentes especificaciones y características que intervienen en el flujo de pagos, dependiendo del PMS. A continuación, se abordan los aspectos relacionados con el procesamiento del pago y la tokenización de la tarjeta con el PMS Cloudbeds.
- Procesamiento del pago
Mediante el producto Protección de Pagos de Civitfun, es posible gestionar tanto los cargos de la reserva como las tasas asociadas. Para ello, obtenemos los cargos y las tasas pendientes de pago directamente desde el PMS de Cloudbeds y, posteriormente, registramos los pagos realizados en el sistema. Es fundamental que las tasas estén correctamente incluidas en el PMS de Cloudbeds para integrarlas en el flujo de pago.
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Obtención de los cargos y tasas pendientes de pago desde Cloudbeds
Con el fin de mostrar al huésped los cargos y tasas pendientes de pago de su reserva en el flujo de pago, Civitfun realiza una consulta a Cloudbeds para obtener los importes pendientes.
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- Para obtener el desglose de cargos pendientes ejecutamos la llamada:
https://hotels.cloudbeds.com/api/v1.1/getReservationInvoiceInformation
- La función
checkInPaymentBalance
envía una solicitud para obtener los datos de la factura de la reserva. Si la reserva no está en estado "confirmed" o “checked_in”, la función devuelve un array vacío, indicando que no hay cargos disponibles.
El PMS nos devuelve un desglose detallado de los importes, como el ejemplo que se presenta a continuación, que es el que mostramos al huésped:
- Para obtener el desglose de cargos pendientes ejecutamos la llamada:
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Registro del pago en Cloudbeds
Una vez que el huésped ha realizado el pago, Civitfun envía los datos de vuelta al PMS de Cloudbeds para registrar la transacción. Para ello, ejecutamos la llamada "Register a payment" proporcionando los siguientes datos (Para registrar un pago, se utiliza el endpointhttps://hotels.cloudbeds.com/api/v1.1/postPayment
con el método POST):
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- propertyID: Identificación del hotel en el PMS.
- reservationID: Identificación de la reserva.
- type: Tipo de pago, como ‘thirdparty’.
- description: Información adicional sobre el pago, como un identificador o localizador.
- amount: Monto del pago a registrar.
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¿Qué servicio de la API se usa?
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Se utiliza el servicio
POST /postPayment
de la API de Cloudbeds, que registra el pago y proporciona los identificadores del pago y la transacción como confirmación.
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¿Dónde enviamos el token generado?
- El token de la tarjeta generado debe enviarse al PMS en la solicitud de reserva o pago, dentro del mismo flujo de API.
✅ Apertura de puertas
El producto de Apertura de Puertas de Civitfun está disponible para hoteles que utilizan el PMS de Cloudbeds. Para este producto, no se requiere cumplir con requisitos específicos del PMS de Cloudbeds.
El pmsLockCode es un código especial que se puede usar en las reservas de Cloudbeds. Si una reserva tiene este código, significa que hay información importante relacionada con el huésped que necesitamos tener en cuenta.
- Cómo obtener el listado de habitaciones
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- Pide la reserva: Primero, necesitas hacer una solicitud para obtener los detalles de la reserva utilizando un identificador único.
- Verifica la respuesta: Si no recibes una respuesta válida, significa que no se pudieron enviar los datos del huésped y debes parar aquí.
- Revisa el pmsLockCode: Si la reserva incluye el pmsLockCode, entonces hay pasos adicionales que seguir.
- Encuentra la habitación: Busca la identificación de la primera habitación asociada a la reserva.
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Actualiza o crea el huésped: Dependiendo de si el huésped ya existe o si necesitas agregar uno nuevo, debes asegurarte de que todos los datos necesarios estén correctos.
- Si estás agregando un nuevo huésped, debes incluir su nombre, correo electrónico y país, entre otros detalles.
- Si el huésped ya está en el sistema, verifica que toda su información esté actualizada.
- Envía la información del huésped: Si el huésped tiene un tiempo de llegada especificado, asegúrate de actualizar ese dato en la reserva.
- Devuelve la información: Finalmente, entrega todos los datos del huésped de manera clara, asegurándote de incluir su identificador único.
✅ Guestlink
Especificaciones del flujo de Guestlink
Para el envío de correos electrónicos a los huéspedes a través del producto Guestlink de Civitfun, es necesario cumplir con las siguientes especificaciones:
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Email (email en Cloudbeds): El titular de la reserva debe tener indicada una dirección de correo electrónico. En caso de no proporcionarse una dirección de correo electrónico, no será posible realizar el envío.
- Idioma (pais_nacionalidad en Cloudbeds): El titular de la reserva debe tener indicado el país de nacionalidad. Esta información es esencial para enviar el correo en el idioma correspondiente a la nacionalidad del huésped. Si no se especifica el país, el correo electrónico se enviará en el idioma predeterminado de Civitfun, que es el inglés.
✅ Registro de viajeros
El producto de Registro de Viajeros de Civitfun está completamente disponible para hoteles que operan con el PMS de Cloudbeds. Esta integración permite a los establecimientos automatizar el proceso de recopilación y envío de datos de huéspedes a las autoridades de manera eficiente, cumpliendo con las normativas del sector hotelero.
Debido a que Cloudbeds no ofrece soporte para SFTP, la obtención de información de los huéspedes se realiza exclusivamente a través de su API. Cada noche, el sistema de Civitfun accede al PMS de Cloudbeds para recopilar los datos de las reservas cuyos huéspedes hayan realizado el check-in ese mismo día. Una vez que se han obtenido todos los detalles necesarios, la información es enviada automáticamente al SES Hospedajes, Ertzaintza o Mossos, dependiendo de en qué comunidad se ubique el hotel.
Esta integración vía API cumple con los requisitos legales de registro y transmisión de datos a las autoridades competentes, según el nuevo Real Decreto 933/2021.
Si quieres saber más sobre Registro de Viajeros, puedes acceder a este artículo.
✅ Check-out
El checkout en Cloudbeds permite cerrar una reserva verificando y actualizando la información de pagos, productos y habitaciones para marcar la estancia como finalizada.
El proceso de checkout en Cloudbeds es el siguiente:
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Obtener la información de la reserva: Primero, el sistema solicita la información de la factura asociada a la reserva. Esto incluye detalles de la estancia, como el nombre del huésped, el costo de la habitación, cualquier ajuste (como tarifas adicionales o descuentos), los pagos realizados, productos adicionales (como alimentos o bebidas), y otros cargos, impuestos y tarifas.
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Verificación de la reserva: Una vez obtenida esta información, se verifica que la reserva tenga al menos una habitación registrada. Si no tiene ninguna, el sistema detiene el proceso, ya que no se puede hacer el checkout sin habitaciones asociadas.
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Checkout de cada habitación: Si la reserva es válida, el sistema procede a realizar el checkout de cada habitación de la reserva. Cuando todas las habitaciones de la reserva han sido procesadas, el estado de la reserva cambia automáticamente a "checked out". Esto significa que el sistema entiende que el huésped ha completado su estancia y ya no ocupa ninguna de las habitaciones.