Para garantizar el correcto funcionamiento del módulo de Registro de Viajeros, tanto en el envío automático al SES como en la generación de partes del viajero, es esencial asegurarse de que se recopilan correctamente los siguientes datos para cada huésped, incluso si el check-in se realiza fuera del entorno de Civitfun.
📑 Índice de contenido
- Campos recomendados a capturar
- ¿Dónde se configuran estos campos?
- Estructura de la tabla de campos
- Comportamientos especiales de algunos campos
- Recomendaciones finales
- Preguntas frecuentes
🧾 Campos obligatorios a capturar
- Tipo de documento
- Número de documento
- Número de soporte del documento
- Nacionalidad
- Nombre
- Apellido
- Segundo apellido
- Fecha de nacimiento
- Sexo (M/F)
- Correo electrónico (Correo electrónico o Teléfono)
- Teléfono (Correo electrónico o Teléfono)
- Código postal de residencia
- Dirección de residencia
- Ciudad de residencia
- País de residencia
- Relación de parentesco
⚙️ ¿Dónde se configuran estos campos?
Si el check in se realiza a través de Civitfun, accede al apartado Formularios desde el panel de Civitfun en el menú Configuración con un usuario Admin
Configura cada campo usando las columnas de Visible y Obligatorio.
- Al marcar la casilla Visible, el campo aparecerá en el formulario pero no será obligatorio.
- Al marcar la casilla Obligatorio, el campo se requerirá para completar el check-in.
ANEXO: Formularios dinámicos
Los formularios dinámicos permiten configurar un tipo de formulario diferente dependiendo del tipo de cliente. Doméstico o no domestico, adultos o niños.
En este caso, se tienen que activar los campos por cada perfil en lugar de hacerlo de forma genérica para todos los huéspedes por igual
🗂️ Estructura de la tabla de campos
- Columna 1: Nombre visible en el formulario de check-in.
- Columna 2: Mapeo PMS (nombre del campo en el PMS) o estado de disponibilidad en el PMS
¿Qué significan los estados de disponibilidad en el PMS?
🔴 No disponible en PMS
- El campo puede recogerse en Civitfun pero no se enviará al PMS.
- El dato quedará guardado solo en el dashboard de Civitfun.
🟠 Requiere mapeo
- El campo no existe en tu PMS, pero puedes crear y mapear uno personalizado directamente en tu PMS para volcar los datos del campo Civitfun en él.
- Si existe mapeo, se debe seguir las indicaciones que se añaden en el detalle de cada campo.
Ejemplo
ℹ️ Comportamientos especiales de algunos campos
Número de soporte del documento: solo se requerirá si el documento es DNI o Permiso de residencia.
Relación de parentesco: se requerirá solo si el titular de la reserva incluye menores.
✅ Recomendaciones finales
- Revisa estos campos en todos los idiomas configurados en tu panel.
- Verifica que estén visibles y marcados como obligatorios donde corresponda.
- Coordina con tu PMS si tienes dudas sobre la disponibilidad de ciertos campos.
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un campo obligatorio no es completado por el huésped?
El proceso de check-in no podrá finalizar hasta que se complete ese campo.
¿Puedo hacer visibles campos sin que sean obligatorios?
Sí. Puedes marcar solo la columna \"Visible\" y el campo será opcional para el huésped.
¿Qué significa que un campo esté bloqueado?
Son campos cuya configuración afecta la integración con el PMS. Para modificarlos, es necesario contactar con soporte.
¿Puedo activar campos aunque no estén disponibles en mi PMS?
Sí, pero solo se almacenarán en el dashboard de Civitfun. No se enviarán al PMS.
¿Qué sucede si no configuro estos campos?
No podrás generar correctamente los partes de viajeros ni enviar los datos a SES.
Si tienes dudas sobre cómo aplicar estas configuraciones, puedes contactar con nuestro equipo de soporte o consultar los artículos relacionados sobre validación de datos y configuración del módulo de Registro de Viajeros.
¡Espero que este artículo sea de utilidad! Si necesitas más información contacta con support@customer.civitfun.com , estaremos encantado de ayudar. 😊✍️