En esta parte del Dashboard, ubicada en el apartado Documentos Legales, puedes configurar los documentos que deben firmar o aceptar los huéspedes durante el proceso de check-in online.
Cuando el huésped finaliza el proceso de check-in, se le envía un email de confirmación con dos documentos PDF (estándar) adjuntos: el Cardex y el Contrato de la Propiedad. Los textos legales que aparecen en cada documento PDF están en su respectiva pestaña*.
- Parte de entrada: Por contextualizar, las obligaciones en cuanto a libros-registro y partes de entrada de viajeros vienen detalladas en la Orden INT/1922/2003 de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros.
Centrados ya en la parte más puramente visual de nuestro Dashboard, se abre un pequeño editor, a modo de plantilla, en el que puedes rellenar los campos que se solicitan para poder llevar un control de la ocupación de tu hotel. Este punto consta de dos partes:
- Tarjeta de registro (datos del establecimiento).
- Nº de parte: Cada estancia genera uno diferente.
- Nombre del hotel: Cómo se llama el establecimiento.
- CIV/VAT/NIF: Identificador, como si fuera un DNI, de cada hotel.
- Dirección: Ubicación del hotel.
- Provincia: Localidad en la que se encuentra el hotel.
- Datos del huésped: Titular de la reserva y puede que más integrantes de la misma según la legislación de cada país
- Nombre: Palabra que identifica al titular de la reserva y a los demás integrantes de la misma.
- Apellido: Nombre de familia que tiene el titular de la reserva y los demás integrantes de la misma.
- Dirección: Calle donde vive el titular o más integrantes de la reserva
- Código Postal: Número asociado a la ciudad en la que reside el titular o más miembros de la reserva.
- Ciudad: Localidad en la que vive el titular o más integrantes de la reserva
- Provincia: Zona de un determinado país en la que vive el titular o más integrantes de la reserva
- País: Nación en la que vive el titular o más integrantes de la reserva
- Correo electrónico: Mail del titular de la reserva o de más integrantes de la misma.
- Móvil: Teléfono de contacto del titular de la reserva o de más integrantes de la misma.
- Sexo (Masculino o Femenino): Género del titular de la reserva o de más miembros de la misma.
- Fecha de nacimiento: Primer día de la vida del titular de la reserva o de más integrantes de la misma.
- Documento aportado (DNI o pasaporte): El DNI o pasaporte que deben aportar todos los integrantes de la reserva o solo algunos, según la legislación de cada país.
- Fecha de expedición de dicho documento: Se refiere al día, mes y año que se emitió el documento o documentos que se requieren para el check-in (DNI o pasaporte).
- Fecha de caducidad de dicho documento: Día, mes y año en el que expira el documento presentado para la reserva.
- Localizador del vuelo: Código de un número variable de dígitos que se asocia a la reserva de dicho vuelo.
- Llegada del vuelo: Hora a la que los huéspedes aterrizan en el destino donde se encuentra tu hotel.
- Salida del vuelo: Momento concreto en un día determinado en el que el huésped o huéspedes abandonan el país en el que se localiza tu establecimiento.
Todos los campos se muestran entre corchetes porque actúan de meta etiquetas, que rescatan la información personalizada de cada huésped. Estos datos se incorporan al documento legal (cardex) que recibe el propio huésped una vez ha completado el formulario de check-in online.
Importante: en caso de que necesites añadir algún campo a modo de información adicional, solo tienes que comunicárselo a nuestros equipos de Soporte y Onboarding. Además, el menú del editor, en la parte derecha, muestra la previsualización de cómo quedará la plantilla del parte de entrada con la información que vas añadiendo.
Para que se muestre, solo debes clicar en el botón Previsualizar. Si estás conforme con el aspecto y el contenido, pulsa el botón Guardar.
*Cualquier texto que se incluya en este apartado debe incluirse, primero, en inglés, y después seleccionar el selector “idioma” que aparece en el selector en la parte superior derecha, en función de los idiomas que ha decidido el cliente ofrecer el check-in online. En caso de que solo se incluya en inglés, los textos legales sólo se ofrecerán en dicho idioma.