Opera Cloud

Integración con Opera Cloud (OHIP)

Conoce cómo conectar fácilmente tu cuenta de Opera Cloud con Civitfun y aprovechar al máximo los productos que esta integración ofrece.

En esta guía, encontrarás los pasos necesarios para realizar la conexión, además de información sobre los productos de Civitfun disponibles a través de esta integración, incluyendo los requisitos y posibles limitaciones.

Productos disponibles con Opera Cloud (OHIP)

A continuación, encontrarás una tabla con los productos disponibles a través de la integración entre Opera Cloud y Civitfun. En ella se indica si cada producto está disponible o no para su uso con la conexión entre ambas plataformas.

Conexión con Opera Cloud (OHIP)

En esta sección se detallan los datos y credenciales necesarios para establecer la conexión entre Opera Cloud (OHIP) y Civitfun. Es importante seguir las indicaciones para introducir la información correcta y garantizar una conexión exitosa entre ambas plataformas.

¿Dónde se configuran las credenciales?

Una vez que tengas las credenciales, ingresa al apartado "PMS" dentro del dashboard de Civitfun y selecciona el PMS Ohip:

Al seleccionarlo, se mostrará un formulario donde deberás ingresar las credenciales obtenidas:

• HostName/Gateway URL: Ingresar el Property URL.
• Custom pms id: Ingresar el HotelId.
• Client ID: Ingresar el CLIENT_ID.
• Client Secret: Ingresar el CLIENT_SECRET.
• User: Ingresar el Interface ID.
• Password: Ingresar el Interface Key.
  
  

Especificaciones de productos disponibles con Opera Cloud (OHIP)

✅Check-in y T-Paperless

Configuración

Los parámetros requeridos por el PMS son fundamentales para asegurar un intercambio efectivo y preciso de los datos de los huéspedes entre Civitfun y el PMS. A continuación, se detallan los parámetros que deben configurarse específicamente para el PMS Opera Cloud.

1. Country code format: Código correspondiente al documento de identidad.
2. idCard: Documento de identificación nacional.
3. passport: Código correspondiente al pasaporte.
   
4. DNI: Código correspondiente al documento nacional de identidad cuando el país de la propiedad es España.
5. residencePermit: Código correspondiente al permiso de residencia en el país de la propiedad.
6. drivingLicense:Código correspondiente al permiso de conducir.

Especificaciones del flujo de Check-in

Existen diferentes especificaciones y características que intervienen en el flujo de check-in, dependiendo del PMS. A continuación, se abordan los aspectos relacionados con la gestión de reservas y la información del huésped con el PMS Opera Cloud (OHIP).

• Búsqueda de reserva
  La búsqueda de reservas es el primer paso que permite a los huéspedes iniciar el proceso de cualquiera de nuestros servicios, incluido el check-in. En esta sección, se detallan los métodos y criterios utilizados para poder localizar reservas en Opera Cloud (OHIP). También se explica si Opera Cloud (OHIP) admite la gestión de multi-reservas y, en caso afirmativo, se describe cómo se presentarán las subreservas a los huéspedes.
  
  
  • Campos requeridos para la búsqueda
    
    En el formulario de búsqueda de reserva se indican los campos que los huéspedes deben completar para buscar su reserva. Por defecto, se activa el "formulario de búsqueda estándar", en caso de que tu hotel necesite ofrecer la opción de encontrar la reserva sin utilizar el localizador —por ejemplo, cuando los huéspedes no lo tienen debido al origen de su reserva—, puedes activar el "formulario de búsqueda específica".
    
    
    • ✅Formulario de búsqueda estándar
      
      El formulario de búsqueda estándar es el formulario de búsqueda que se activa por defecto. Al huésped se le indicará que debe de añadir los siguientes datos:
      
      
      • Localizador: Localizador de la reserva
      • Fecha de entrada: Fecha de entrada de la reserva 

• ✅Formulario de búsqueda específico
  
  En el caso de que tu hotel esté muy tour operado, puedes solicitar la activación del formulario de búsqueda específico con el fin de evitar inconsistencia con los localizadores. Al huésped se le indicará que debe añadir los siguientes datos:
  
  
  • Nombre y apellido del titular: Nombre y apellido de la persona que ha realizado la reserva
  • Fecha de entrada: Fecha de entrada de la reserva
  • Fecha de salida: Fecha de salida de la reserva

• ✅Gestión de multi-reservas
  
  Las multi-reservas permiten a los huéspedes reservar múltiples habitaciones o estancias en una sola transacción. Opera Cloud admite la gestión de estas multi-reservas. A continuación se detalla cómo se indicarán las subreservas a los huéspedes en la interfaz de Civitfun.
  En la interfaz de Civitfun, cada subreserva se mostrará al huésped con el nombre del titular de la reserva. En caso de no estar disponible el nombre, aparecerá el número de la habitación correspondiente.
  
  
• Formulario de Check-in
  El formulario de Check-in recopila los datos que deben proporcionar los huéspedes.
  
  
  • ✅Formulario estático
    
    El formulario estático es un conjunto fijo de datos que se solicitan a todos los huéspedes por igual.
    
    

• ✅Formulario dinámico
  
  El formulario dinámico adapta los datos que se solicitan según el perfil del huésped. Dependiendo de si el cliente es titular, adulto o niño, así como si es un viajero doméstico o no doméstico, el formulario se adaptará solicitando los datos necesarios para su perfil.
  
  
  
  • Campos mínimos requeridos por Opera Cloud (OHIP) para el uso del formulario dinámico
    
    Para utilizar formularios dinámicos con la conexión con Opera Cloud (OHIP), es obligatorio recopilar los siguientes datos del huésped para evitar errores en el envío al PMS:
    
    
    • Name: en la API “givenName”
    • Surname: en la API “surname”
    • Second Surname: en la API “surname”

• Envío de información del huésped a PMS
  Esta sección aborda los campos del formulario de check-in de Civitfun que son permitidos y no permitidos por Opera Cloud (OHIP). Además, se detalla el proceso de envío de archivos generados durante el check-in a Opera Cloud (OHIP), asegurando que toda la información se gestione correctamente.
  
  
  • Campos del formulario de check-in permitidos y no permitidos por Opera Cloud
    
    A continuación se detallan de los campos del formulario de check-in de Civitfun que campos son permitidos por  Opera Cloud y cuáles no.
    
    

Una vez que un huésped complete el check-in, sus datos serán enviados a Opera Cloud.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se visualizarían los datos de un check-in con los campos estándar habilitados en Civitfun, los cuales estarán disponibles tanto en el detalle de la reserva como en el perfil del huésped dentro de esa reserva.

• Envío de archivos permitidos por Opera Cloud
  
  Esta funcionalidad no está implementada en la integración de Civitfun con Opera Cloud. Sin embargo, es posible ejecutarla a través de la API de Opera.
  
  

• Cambio de estado de la reserva
  
  Al realizar el check-in de una reserva, se cambia el estado de la misma en PMS. Existen dos opciones de estado para este proceso: soft check-in y hard check-in. En el caso de Opera Cloud (OHIP), se permiten ambas.
  
  
  • ✅Soft check-in
    
    Al realizar el proceso de check-in en los hoteles conectados a Opera Cloud, se efectúa un soft check-in que modifica el estado de la reserva a "Pre Registred". Además, se envía una nota a la reserva indicando que el check-in ha sido realizado, proporcionando un registro adicional dentro del sistema para un mejor seguimiento.
    
    

• • ✅Hard check-in
    
    Al realizar el proceso de hard check-in en los hoteles conectados a Opera Cloud, se actualiza el estado de la reserva a In House, indicando que el huésped ha realizado el check-in completo y se encuentra en el hotel. Además, este proceso asegura que se registre la acción de check-in en el sistema, proporcionando un registro claro y actualizado del estado de la reserva.

Especificaciones del flujo de T-Paperless

Las especificaciones y características mencionadas en el apartado de check-in se aplican igualmente en el producto T-paperless. En cuanto a las particularidades de T-paperless, la aplicación podrá ser utilizada tanto en un formato paperless como en modalidades push y auto check-in, adaptándose a las necesidades de cada hotel.

• ✅T-Paperless
  Con T-paperless, el recepcionista tendrá la capacidad de consultar el listado de reservas del día, visualizando los nombres y apellidos de los titulares de cada reserva. Al acceder a una reserva específica, se podrá visualizar toda la información del huésped que ya se encuentre almacenada en Opera Cloud, facilitando así la gestión eficiente de los datos y agilizando el proceso de atención al cliente.
  
  
• ✅Push
  En caso de que el recepcionista prefiera no buscar la reserva en la lista, tendrá la opción de lanzar directamente un Push desde el aplicativo de Civitfun o a través del PMS. Al hacerlo, se abrirá automáticamente la reserva del huésped, mostrando todos los datos almacenados en Opera Cloud, lo que facilita un acceso rápido y eficiente a la información necesaria.
  
  
  • ✅Push desde aplicativo Civitfun
    
    A través de https://paperless-push.civitfun.com/login el hotelero podrá lanzar un push a la tablet abriendo automáticamente la reserva con los datos almacenados en Opera Cloud.
    
    

• • ✅Push desde Opera Cloud
    
    El proceso consiste en seleccionar la reserva del huésped desde la interfaz de Opera Cloud y activar la opción de envío de información al dispositivo conectado, como una tablet. Una vez activado, los datos almacenados en Opera Cloud se enviarán automáticamente al dispositivo de Civitfun, mostrando todos los detalles de la reserva y del huésped de forma inmediata.
    
    

• ✅Auto check-in
  En el caso de una recepción desatendida, el huésped podrá realizar el auto check-in de la misma manera que lo haría a través de check-in online, pero en este caso utilizando la tablet disponible en la recepción del hotel. Sin embargo, en este caso, los campos no se autocompletarán con los datos previamente almacenados en el PMS Opera Cloud.

❌Upselling

Actualmente, el producto de Upselling de Civitfun no está disponible para hoteles que operan con el PMS de Opera Cloud (OHIP).

✅Cross-Selling

El cross-selling permite al huésped elegir servicios extras, como spa, cenas o actividades, directamente durante su check-in, mejorando así su experiencia.

Civitfun ofrece el cross-selling con Opera Cloud de dos maneras:

1. Gestión desde el PMS (Legacy): Obtiene la disponibilidad de paquetes directamente del PMS y los incluye en la reserva.
2. Gestión desde el Dashboard de Civitfun: Los paquetes deben estar registrados previamente en el dashboard para que Civitfun los ofrezca. Y la selección del huésped se registrará en el PMS mediante un comentario en el perfil del huésped.

• Gestión desde el PMS (Legacy) 

• • ¿Cómo funciona?
    
    El proceso de cross-selling inicia con una consulta a la API para obtener la disponibilidad de paquetes (servicios y productos adicionales) que se pueden agregar a una reserva en el PMS. Los paquetes, como comidas, actividades o servicios de spa, se ofrecen al huésped durante o después de la reserva inicial para aumentar el valor de la transacción.
    
    Una vez que los paquetes han sido seleccionados y aprobados por el huésped, se procede a registrar estos servicios adicionales en la reserva dentro del PMS. Esto se hace mediante una solicitud de actualización que agrega los paquetes a la reserva existente, asegurando que el hotel pueda gestionar y cobrar los servicios correspondientes.
    
    
    
    
    
    
    Los servicios y productos que se ofrecen como parte del cross-selling provienen directamente de los paquetes configurados Opera Cloud del hotel. Estos servicios están previamente definidos en el sistema del hotel, y se obtienen a través de la API, lo que permite ofrecer solo aquellos que estén disponibles en las fechas solicitadas.

• • ¿Qué servicio de la API utiliza?
    
    El servicio que se utiliza para obtener la disponibilidad de paquetes es:

• • • Get Extras:
      /rtp/v1/packages?hotelId=...&startDate=...
      
      Este servicio recupera los servicios disponibles, aplicando filtros como fechas, cantidad de adultos, niños y si los paquetes pueden venderse por separado.
      
      El servicio que se utiliza para registrar los paquetes en la reserva es:

      Update Reservation (Add Extra)

      
      Este servicio actualiza la reserva en el PMS para incluir los servicios adicionales seleccionados (cross-sell).

• Gestión desde el Dashboard de Civitfun 

• • ¿Cómo funciona?
    
    En el caso del cross-selling desde el Dashboard de Civitfun, los servicios y productos adicionales que se ofrecen a los huéspedes deben registrarse previamente en el sistema de Civitfun. Estos paquetes, se configuran manualmente en el dashboard por el hotel.
    
    Cuando el huésped selecciona uno de estos paquetes, Civitfun los mapea con los equivalentes en el PMS, y se lanza una solicitud de actualización de la reserva. La selección del huésped se registrará en su reserva dentro del perfil del huésped en el PMS mediante una nota, asegurando que el hotel pueda gestionar y cobrar estos servicios de manera eficiente.
    Para obtener más información sobre cómo configurar los productos en el dashboard, puedes consultar este artículo: Cross-Selling Module

✅Protección de pagos

Configuración

Los parámetros requeridos por el PMS son fundamentales para asegurar un intercambio efectivo y preciso de los datos relacionados con los cargos de la reserva entre Civitfun y el PMS. A continuación, se detalla el parámetro que debe configurarse específicamente para el PMS Opera Cloud.

• guaranteeCode: Código que indica el tipo de garantía asociada a la reserva, como depósito, garantía con tarjeta de crédito, o preautorización, asegurando que el pago esté garantizado.
• paymentMethod: Método de pago seleccionado para la transacción, como tarjeta de crédito, efectivo o transferencia bancaria.
• cashierId: Identificador del cajero o punto de venta en el sistema, usado para rastrear quién procesó el pago o qué terminal se utilizó.

Una vez que tengas los parámetros, ingresa al apartado "PMS" dentro del dashboard de Civitfun y selecciona el PMS Opera Cloud:

Al seleccionarlo, se mostrará un formulario donde deberás ingresar el parámetro obtenido:

Especificaciones del flujo de Protección de pagos

Existen diferentes especificaciones y características que intervienen en el flujo de pagos, dependiendo del PMS. A continuación, se abordan los aspectos relacionados con el procesamiento del pago y la tokenización de la tarjeta con el PMS Opera Cloud.

• Procesamiento del pago

Mediante el producto Protección de Pagos de Civitfun, es posible gestionar tanto los cargos de la reserva como las tasas asociadas. Para ello, obtenemos los cargos y las tasas pendientes de pago directamente desde el PMS de Opera Cloud y, posteriormente, registramos los pagos realizados en el sistema. Es fundamental que las tasas estén correctamente incluidas en el PMS de Opera Cloud para integrarlas en el flujo de pago.

• Obtención de los cargos y tasas pendientes de pago desde Opera Cloud
  
  Con el fin de mostrar al huésped los cargos y tasas pendientes de pago de su reserva en el flujo de pago, Civitfun realiza una consulta a Opera Cloud para obtener los importes pendientes.
  
  
  • Cuando es durante el check in o cuando se realiza un pago de manera independiente ejecutamos la llamada:
    /rsv/v1/hotels/${config.hotel.customPmsId}/reservations/rateInfo?idContext=OPERA&summaryInfo=true&type=Reservation&id=${bookingIdentifier}
    

• Registro del pago en Opera Cloud
  
  Una vez que el huésped ha realizado el pago, Civitfun envía los datos de vuelta al PMS de Opera Cloud para registrar la transacción. Para ello, ejecutamos la llamada “Send Payment”, proporcionando los siguientes datos los cuales se registran en la reserva de Opera cloud:
  
  
  • reservationId: Identificador de la reserva, que incluye el contexto y tipo (en este caso, 'OPERA' y 'Reservation').
  • paymentMethod: Método de pago seleccionado para la transacción.
  • postingReference: Un localizador que sirve como referencia para el registro del pago.
  • postingAmount: Monto pagado y el código de moneda correspondiente.
  • cashierId: Identificador del cajero que está realizando la transacción (puede ser -1 si no se especifica).
  • hotelId: Identificador del hotel, que corresponde a config.hotel.customPmsId.
  • folioWindowNo: Número de ventana del folio, que generalmente es '1'.
  • overrideInsufficientCC: Indica si se debe ignorar el límite de crédito de la tarjeta de crédito (false por defecto).
  • applyCCSurcharge: Indica si se debe aplicar un recargo por uso de tarjeta de crédito (false por defecto).
  • vATOffset: Indica si se debe aplicar un ajuste de IVA (false por defecto).
  • overrideARCreditLimit: Indica si se debe ignorar el límite de crédito del cliente (false por defecto).

✅Apertura de puerta

El producto de Apertura de Puertas de Civitfun está disponible para hoteles que utilizan el PMS de Opera Cloud. Para este producto, no se requiere cumplir con requisitos específicos del PMS de Opera Cloud

✅Guestlink

Especificaciones del flujo de Guestlink

Para el envío de correos electrónicos a los huéspedes a través del producto Guestlink de Civitfun, es necesario cumplir con las siguientes especificaciones:

• Email (email en Opera Cloud): El titular de la reserva debe tener indicada una dirección de correo electrónico. En caso de no proporcionarse una dirección de correo electrónico, no será posible realizar el envío.
• Teléfono (Phone en Opera Cloud): El titular de la reserva debe tener indicado un número de teléfono. En caso de no proporcionarse un número de teléfono, no será posible realizar la comunicación necesaria para el check-in o cualquier gestión relacionada con la reserva.
• Idioma (CountryCode en Opera Cloud):  El titular de la reserva debe tener indicado el país de nacionalidad. Esta información es esencial para enviar el correo en el idioma correspondiente a la nacionalidad del huésped. Si no se especifica el país, el correo electrónico se enviará en el idioma predeterminado de Civitfun, que es el inglés.
  
  

✅Registro de viajeros

El producto de Registro de Viajeros de Civitfun está completamente disponible para hoteles que operan con el PMS de Opera Cloud. Esta integración permite a los establecimientos automatizar el proceso de recopilación y envío de datos de huéspedes a las autoridades de manera eficiente, cumpliendo con las normativas del sector hotelero.

El producto de Registro de Viajeros de Civitfun está completamente disponible para hoteles que operan con el PMS de Opera Cloud. Esta integración permite a los establecimientos automatizar el proceso de recopilación y envío de datos de huéspedes a las autoridades de manera eficiente, cumpliendo con las normativas del sector hotelero.

Cada noche, el sistema de Civitfun accede al PMS de Opera Cloud para recopilar los datos de las reservas cuyos huéspedes hayan realizado el check-in ese mismo día. Una vez recopilados todos los detalles necesarios, la información se envía automáticamente al SES Hospedajes, Ertzaintza o Mossos, dependiendo de la comunidad autónoma en la que se encuentre el hotel.

Si el hotel tiene contratado el servicio Kiosk en Opera Cloud, será necesaria una pequeña configuración en el PMS para permitir que Kiosk desencripte el documento de identidad de los huéspedes, facilitando así la recopilación de los datos.

En cambio, si el hotel no tiene contratado Kiosk, el documento de identidad permanecerá encriptado de manera predeterminada. En este caso, el PMS generará un fichero TXT de manera diaria, que se almacenará en un servidor SFTP, para ser gestionado posteriormente por el hotel.

Esta integración vía API cumple con los requisitos legales de registro y transmisión de datos a las autoridades competentes, según el nuevo Real Decreto 933/2021.

Si quieres saber más sobre Registro de Viajeros, puedes acceder a este artículo.

✅Check-out

El Módulo de Check-out permite que los huéspedes completen el proceso de check-out online.

• Cambio de estado de la reserva
  
  Al realizar el check-out de una reserva, se cambia el estado de la misma en PMS. Existen dos opciones de estado para este proceso: soft check-in y hard check-in. En el caso de Opera Cloud (OHIP), solo se permite hard check-out.
  
  
  

✅Hard check-out

Al realizar el proceso de hard check-out en los hoteles conectados a Opera Cloud, se actualiza el estado de la reserva a In House, indicando que el huésped ha realizado el check-out completo y no se encuentra en el hotel. Además, este proceso asegura que se registre la acción de check-out  en el sistema, proporcionando un registro claro y actualizado del estado de la reserva.