Contenido del artículo
1. Acceso y contexto general ✨🧭💻
Para iniciar la configuración: ✨🧭💻
🔗 https://dashboard.civitfun.com/checkin-config
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Accede al dashboard con tus credenciales
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Selecciona tu hotel (ej: Lorena Hotel)
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En el menú lateral, ve a: Check-in > Configuración
2. Campos del formulario de búsqueda 🔍📝🧩
Determina los datos mínimos necesarios para localizar una reserva.
Estos datos son los mínimos necesarios que un huésped necesitará para poder realizar la búsqueda de su reserva e iniciar un proceso de check-in
| Campo | Opciones disponibles |
|---|---|
| Localizador de reserva | Sí / No |
| Fecha de entrada | Sí / No |
⚙️ Si tienes un PMS conectado, estos campos se configurarán automáticamente. ⚙️🧠🤖
3. Personalización del resumen de reserva 🧾👤📌
Define qué detalles mostrar al huésped antes del check-in:
Una vez un huésped ha realizado la búsqueda de su reserva, antes de iniciar el proceso de check-in, la página le enseñará un resumen de su reserva que incluirá los campos editables que se escojan en este apartado
| Elemento en el resumen | Activable |
| Número de reserva | ✅ Sí |
| Nombre del titular | ✅ Sí |
| Fecha de entrada | ✅ Sí |
| Fecha de salida | ⬛ Sí |
| Habitación (número/tipo) | ⬛ Sí |
ℹ️ La información de habitación solo se mostrará si está disponible en el PMS al momento del check-in. 🛏️📡👀
4. Requisitos del proceso de check-in 🔐📝✅
En este apartado se realizan una serie de preguntas para determinar cómo será el proceso de check-in, los datos que se solicitarán, a quién se le solicitarán y los documentos que deberán firmarse.
En este apartado se deberían tener en cuenta, al menos, los requisitos mínimos de toma de datos que exige la ley.
Todas las opciones posibles para cada pregunta 🔄🔎📋
| Parámetro | Opciones disponibles |
| ¿Desde cuántas horas antes se permite hacer el check-in? | Número en horas (0 para sin límite) |
| ¿Hasta cuántas horas antes se permite hacer el check-in? | Número en horas (0 para sin límite) |
📌 ¿A quién se requiere la captura de datos de forma obligatoria?
Aquí debemos decidir quién deberá completar el proceso de check-in online. Aquí abajo se enseñan las opciones disponibles
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Titular
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Todos los adultos
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Todos los huéspedes
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Todos los adultos y niños mayores de 2, 10, 12, 14 o 16 años
📌 ¿Quién tiene que firmar el contrato de la propiedad?
Aquí debemos decidir quién deberá firmar los términos y condiciones que el hotelero haya configurado al crear los documentos legales. Aquí abajo se enseñan las opciones disponibles
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Ninguno
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Uno
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Uno, en el último proceso
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Titular
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Todos los adultos
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Todos los adultos y niños mayores de 14 o 16 años
ℹ️ Los documentos legales que se generan al terminar el proceso de check-in se pueden editar y configurar desde el aparatado "Documentos Legales" Aquí se decide qué haremos con ellos. 👀
📌 ¿Se tiene que guardar el contrato de la propiedad?
Aquí debemos decidir si queremos que Civitfun guarde una copia del documento firmado en el resumen del Check -in en el panel de control de Dashboard.
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Sí
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No
ℹ️ Si el PMS lo permite, además enviaremos una copia de estos documentos al PMS al espacio correspondiente de documentos adjuntos. Para ello, debemos ver las especificaciones de la integración del PMS con Civitfun 👀
📌 ¿Para quién se tiene que enviar el contrato por correo de confirmación?
Aquí debemos decidir si queremos que Civitfun envíe una copia de los términos y condiciones que se ha firmado junto al correo de confirmación de Check-in que recibe el huésped. Aquí abajo vemos las diferentes opciones
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Ninguno
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Titular
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Todos los adultos
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Todos los huéspedes
📌 ¿Quién tiene que firmar el parte de entrada?
Aquí debemos decidir quién deberá firmar el parte de entrada que el hotelero haya configurado al crear los documentos legales. Aquí abajo se enseñan las opciones disponibles
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Ninguno
-
Uno
-
Uno, en el último proceso
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Titular
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Todos los adultos
-
Todos los adultos y niños mayores de 14 o 16 años
ℹ️ Los documentos legales que se generan al terminar el proceso de check-in se pueden editar y configurar desde el aparatado "Documentos Legales" Aquí se decide qué haremos con ellos. 👀
📌 ¿Se tiene que guardar el parte de entrada?
Aquí debemos decidir si queremos que Civitfun guarde una copia del documento firmado en el resumen del Check -in en el panel de control de Dashboard.
-
Sí
-
No
ℹ️ Si el PMS lo permite, además enviaremos una copia de estos documentos al PMS al espacio correspondiente de documentos adjuntos. Para ello, debemos ver las especificaciones de la integración del PMS con Civitfun 👀
📌 ¿Para quién se tiene que enviar el parte de entrada por correo?
Aquí debemos decidir si queremos que Civitfun envíe una copia del parte de entrada que se ha firmado junto al correo de confirmación de Check-in que recibe el huésped. Aquí abajo vemos las diferentes opciones
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Ninguno
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Titular
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Todos los adultos
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Todos los huéspedes
5. Escáner de documentos y módulo Paperless 📷📄📨
📄 Configuración del escáner de documentos:
Aquí decidimos si queremos que el huésped tenga la posibilidad de realizar una captura de imagen de su documento de identidad para que el autocompletado del formulario sea más ágil
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Opcional
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Desactivado
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Obligatorio
🔎 Escanear documentos puede ser necesario según la legislación del país o tipo de alojamiento. 📋🛂📌
⏱ Tiempo máximo (en segundos) de visualización en la pantalla de reserva en T-Paperless
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Cualquier número en segundos (ej: 5)
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0 si no se desea limitar
6. Configuración de idiomas 🌍🈶📣
Idiomas disponibles para activar en el proceso de check-in:
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✅ Español
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✅ English
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⬛ Deutsch
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⬛ Català
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⬛ Français
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⬛ Português
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⬛ Português (Brasil)
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⬛ Italiano
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⬛ Holandés
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⬛ Russian
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⬛ Chinese
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⬛ Japonés
🌐 Activa solo los idiomas que se ajusten a tu perfil de huéspedes internacionales. 🌐📊🎯
ℹ️ Todos los documentos y plantillas que se incluyen pre-diseñados, ya están disponibles en todos los idiomas que ofrecemos. Para nuevas ediciones, deberán realizar las traducciones y editar los diferentes idiomas
7. ❓ Preguntas frecuentes (FAQ) 🤔📌💬
¿Qué pasa si dejo "0" en campos de tiempo?
El sistema no limitará el check-in ni la visualización del contrato. ✅⏱️🆓
¿Puedo activar varias opciones de idioma?
Sí, puedes activar tantos idiomas como necesites. 🌐📣✅
¿Debo activar el escáner obligatorio?
Solo si la legislación local exige validación documental física o digital. 🛂📄⚠️
¿Qué diferencia hay entre la versión actual y la nueva de Paperless?
La nueva puede incluir cambios visuales, mejoras de usabilidad o nuevas funcionalidades (consulta con soporte antes de activarla). 🔍🆕💡
¿Puedo aplicar la configuración a todos los hoteles?
Sí, marcando la opción “Todos los hoteles” antes de guardar. 🏨📥✅