Cómo configurar, visualizar y validar los campos del formulario para el huésped
📌 Contenidos de este artículo:
- ¿Qué es el apartado “Formularios”?
- ¿Cómo funciona el apartado "Formularios"?
- Cómo configurar los campos: visibles y obligatorios
- ¿Cómo se ve el formulario para el huésped?
- Lógica condicional por campos
- Validaciones de los campos en tiempo real
- Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué es el apartado “Formularios”?
Es la sección del Dashboard donde puedes definir qué campos se solicitarán al huésped durante el check-in online. Aquí configuras qué información se recoge, si es obligatoria y si se sincroniza con el PMS.
Dependiendo del PMS con el que estemos integrados, se podrán configurar "Formularios estándar" o "Formularios dinámicos".
- Los Formularios estándar están disponibles para todos los PMS
- Los Formularios dinámicos sólo están disponibles para OHIP, Opera, TimónHotel, Avalon, Sihot360, Cloudbeds o Winhotel. ⚒️ Cómo configurar los Formularios dinámicos para Check in online
¿Cómo funciona el apartado "Formulario"?
La relación entre un campo de Civitfun con su correspondiente en el PMS permite conocer como se integran de forma automática los datos introducidos por el huésped durante el proceso de check in online.
- 🔄 Campo mapeado: El dato se transfiere al PMS correctamente. El nombre que aparece es el nombre de cómo debe mapearse el campo.
- 🟠 Requiere maperalo como: Para que se transfiera hay que realizar un mapeo específico. Para ello debe activarse el campo desde el PMS y solicitar a Civitfun que realice el mapeo.
- 🔴 No disponible en PMS: El campo no está soportado por el sistema del hotel. Si se quiere activar deberás contactar con tu PMS y solicitar que creen un campo para ese dato y enviar la información a Civitfun para que pueda realizar el mapeo correspondiente.
Al lado de cada campo se enseña su correspondencia con el PMS. Esta información es imprescindible para saber como actúa cada campo.
⚠️ Icono de triángulo: Campos sensibles o que deben revisarse con especial cuidado. Ver mensaje clicando en el icono
Cómo activar los campos: Visibles y Obligatorios
En la configuración puedes marcar si cada campo debe.
- ✅ Ser visible para el huésped
- 🔒 Ser obligatorio (si no se rellena, no podrá continuar)
Esto define qué verá el huésped y qué es imprescindible para completar el check-in. Si algún campo no permite la edición, simplemente deben solicitar el cambio a uno de nuestros agentes y el cambio se aplicará según las indicaciones del hotel
Basta con activar la casilla y darle al botón guardar para un hotel o para todos. Cuando se selecciona "para todos los hoteles" se replica la información del formulario completo
¿Cómo se ve el formulario para el huésped?
Los huéspedes verán un formulario según los campos configurados:
- Documentos, nombres, dirección, nacionalidad
- Campos personalizados como comentarios, carnets o vouchers
- Condiciones legales, checkboxes y validaciones
Ejemplo de formulario donde los campos obligatorios se señalan con un asterisco rojo. Los campos pueden ser texto libre, desplegables o formatos específicos dependiente del dato a introducir.
Lógica condicional por campos.
Dirección: Si el campo país está activo, se muestran provincias en desplegable. Si no, el campo “provincia” será de texto libre y puede generar errores con el PMS si espera un código.
EJEMPLO
Tipo de documento: Se adapta al país y solo muestra los documentos legalmente válidos.
Ejemplo
Validaciones de los campos en tiempo real
Los campos tienen una validación tradicional que se activa una vez se le da a "continuar" en el formulario del check in online.
Aquí algunos ejemplos
| Campo | Validación aplicada |
|---|---|
| Documento | Formato y numeración según tipo y país |
| Debe contener @ | |
| Código postal | Validado según el país seleccionado |
| Fechas | Fecha de expedición no puede ser futura, ni la de expiración pasada |
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué ocurre si no se completa un campo obligatorio?
No se activará el botón "Continuar".
¿Qué pasa si el campo provincia no está vinculado a país?
Se convierte en campo libre, lo que puede provocar errores al sincronizar con el PMS.
¿El formulario es igual para todos los países?
No, se adapta automáticamente según el país seleccionado y puede aplicar restricciones legales y de formato.
¿Puedo subir archivos al formulario?
Sí, en campos como "Carnet de membresía" o "Voucher" se puede subir un documento desde el dispositivo.
¿Cómo se validan las fechas?
Se valida que la fecha de expedición no sea futura y que la de expiración no esté vencida.
¡Espero que este artículo sea de utilidad! Si necesitas más información contacta con support@civitfun.com , estaremos encantado de ayudar. 😊✍️